Регламентация бухгалтерских документов, передаваемых через ЭДО

Передача бухгалтерских документов через системы электронного документооборота (ЭДО) в России регулируется комплексом нормативных актов. Рассмотрим ключевые положения, определяющие порядок работы с электронными бухгалтерскими документами.

Нормативная база электронного документооборота

• Федеральный закон №63-ФЗ "Об электронной подписи"
• Федеральный закон №402-ФЗ "О бухгалтерском учете"
• Налоговый кодекс Российской Федерации
• Постановление Правительства РФ №555 от 25.06.2021
• Приказы Минфина и ФНС России

1. Требования к электронным бухгалтерским документам

Согласно законодательству, электронные документы должны соответствовать следующим критериям:

2. Виды бухгалтерских документов в ЭДО

Через системы ЭДО могут передаваться:

• Счета-фактуры
• Акты выполненных работ
• Товарные накладные (УПД)
• Бухгалтерские справки
• Первичные учетные документы

Порядок работы с ЭДО

1. Выбор оператора электронного документооборота
2. Получение квалифицированной электронной подписи
3. Настройка обмена с контрагентами
4. Подписание соглашения об ЭДО
5. Организация хранения электронных документов

3. Сроки хранения электронных документов

Требования к хранению электронных бухгалтерских документов:

• Не менее 5 лет для первичных документов
• Не менее 4 лет для налоговых документов
• В неизменном виде с сохранением всех реквизитов
• С возможностью предоставления по запросу контролирующих органов

Ответственность за нарушения

За несоблюдение правил электронного документооборота предусмотрены:

• Налоговые санкции (ст. 120 НК РФ)
• Административные штрафы (ст. 15.11 КоАП РФ)
• Отказ в принятии документов к учету
• Проблемы при налоговых проверках

Преимущества электронного документооборота

• Сокращение времени обработки документов
• Уменьшение расходов на бумагу и печать
• Повышение безопасности передачи данных
• Автоматизация учетных процессов
• Круглосуточный доступ к документам